KOSTEN EINGEN AAN DE WERKGEVER
Sinds 1 januari 2022 werd de ficheverplichting verruimd voor kosten eigen aan de werkgever. De fiscale fiches moeten sindsdien ook melding maken van de variabele vergoedingen die worden toegekend aan de werknemers als terugbetaling van werkelijke kosten met hun exact bedrag.
Onder meer door de stijging van het telewerk groeide de nood van de fiscus om inzage te krijgen in het onkostenbeleid en beter te kunnen controleren op dubbele onkostenvergoedingen. De wettelijke basis voor een verruimde ficheverplichting kwam er met de wet van 27 juni 2021.
Op 29 juni 2022 verscheen de circulaire 2022/C/62, die verduidelijking geeft bij de uitgebreidere ficheplicht. Deze omzendbrief geeft ook enkele voorbeelden bij de principes van de wet.
Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?
Wanneer je onkosten terugbetaalt aan je werknemers, dan is die vergoeding vrij van belasting op voorwaarde dat dit bedrag:
Kosten dekt die jij zelf als werkgever moet dragen (en dus ten jouwe laste zijn)
Ook daadwerkelijk aan die kosten wordt besteed
Gereedschap wel, dure designlamp niet
De vraag of een kost ten laste valt van jou als werkgever is vaak een feitenkwestie.
Wanneer werknemers kosten maken voor gereedschap dat ze nodig hebben om hun job uit te oefenen, zal de terugbetaling daarvan normaalgezien een kost eigen aan de werkgever zijn. Als werkgever ben je namelijk verplicht om het noodzakelijke gereedschap voor de uitvoering van het werk te voorzien.
Volgens de circulaire zijn volgende terugbetalingen echter geen kosten eigen aan de werkgever, waardoor ze gezien worden als belastbare bezoldigingen:
De terugbetaling van een privéuitgave
De terugbetaling van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever overstijgen (bv. zeer dure bureaustoelen, een design bureaulamp, …). Enkel de excessen en dus het deel dat als ‘onredelijk’ beschouwd wordt, is een belastbaar voordeel van alle aard. Dat is geval per geval te bekijken.
Geen dubbele terugbetaling. De circulaire benadrukt nogmaals dat dezelfde onkosten geen twee keer mogen terugbetaald worden:
Wanneer u kosten eigen aan de werkgever op basis van een forfait terugbetaalt, dan mag u deze onkosten niet nog eens terugbetalen op basis van bewijsstukken
Werknemers die kiezen voor de werkelijke kostenaftrek in hun personenbelasting, moeten een eventueel forfaitair toegekende vergoeding in mindering brengen van de werkelijk bewezen beroepskosten.
Bovenstaande principes zijn van toepassing voor werknemers en voor bedrijfsleiders.
Verantwoording van onkosten: ficheplicht
Kosten eigen aan de werkgever moet je vermelden op een fiscale fiche (281.10 voor werknemers en 281.20 voor bedrijfsleiders), meer bepaald in het vak ‘Diverse inlichtingen’.
Dat vak is onderverdeeld in drie delen:
- Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen
- Forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen
- Vergoedingen op basis van bewijsstukken (bijv. btw-bonnetjes)
Vanaf 2022 moeten alle types van onkostenvergoedingen met hun exact bedrag op de fiscale fiche vermeld worden. Ook het vermelden van variabele vergoedingen op basis van bewijsstukken werd verplicht.
Wat zijn ‘ernstige normen’?
De circulaire geeft enkele voorbeelden van vergoedingen overeenkomstig ernstige normen:
De forfaitaire vergoedingen die de overheid aan haar ambtenaren toekent en die ook in de privésector aanvaard worden als kosten eigen aan de werkgever. Het gaat om de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, de vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen en de vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding.
De forfaitaire terugbetaling van onkosten die werden aanvaard op basis van een fiscale ruling.
De bedragen die forfaitair door de werkgever werden vastgesteld op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven
Wat zijn dan forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen bepaald worden? Daarover zwijgt de circulaire, maar we nemen aan dat het onder meer gaat over forfaits van de RSZ die niet door de fiscus gevolgd worden.
De belangrijkste fiscale forfaits vind je in onze Fiscolist 2022. Raadpleeg ook onze Onkostentabel RSZ-forfaits.
Waarom was de ficheplicht vroeger minder zwaar?
Vóór 2022 moest je op de fiscale fiche enkel forfaitaire vergoedingen die ‘niet overeenkomstig ernstige normen bepaald werden’ met hun exact bedrag vermelden. In geval van ernstige normen en bewijsstukken moest louter “ja- ernstige normen” of “ja- bewijsstukken” vermeld worden.
Bovendien bestond geen wettelijke verplichting om variabele vergoedingen op basis van bewijsstukken op de fiscale fiche op te nemen.
Sanctie bij niet-naleving van de nieuwe ficheverplichting
Wanneer je onkosten niet op een fiscale fiche vermeldt, dan zullen die niet aftrekbaar zijn en bijgevolg als verworpen uitgaven beschouwd worden.
Die sanctie geldt niet voor de niet-vermelding van variabele vergoedingen gebaseerd op bewijsstukken, maar er kan dan wel een administratieve boete worden opgelegd.
Moet elke terugbetaling nu op de fiscale fiche?
Door de uitbreiding van de ficheverplichting krijgen we regelmatig de vraag of werkelijk elke terugbetaling van kosten aan de werknemer op een fiscale fiche vermeld moet worden. De circulaire brengt hierover meer duidelijkheid.
Voorbeeld: terugbetaling van een voorschot
Stel, een werknemer of bedrijfsleider betaalt met eigen middelen (bijv. een privébankkaart) een factuur voor printpapier. Dat gebeurde per vergissing, of omdat de werknemer of bedrijfsleider de bankkaart van de vennootschap niet bij zich had tijdens het ophalen van de bestelling. De factuur wordt opgemaakt op naam van de vennootschap en deze betaalt nadien het voorgeschoten bedrag netjes terug aan de werknemer of bedrijfsleider.
Volgens de circulaire moet de vennootschap die terugbetaling van kosten niet vermelden op een fiscale fiche. Het is duidelijk dat de werknemer zich in dit geval beperkte tot het voorschieten van de betaling. Het is niet de werknemer, maar wel de vennootschap die de aankoop doet.
Essentieel daarbij is wel dat de factuur (of een ander verantwoordingsstuk) van in het begin op naam van de werkgever of van de vennootschap staat. Zo niet, moet de terugbetaling toch verantwoord worden op een fiscale fiche.
Een ander voorbeeld met ficheverplichting
Stel daarentegen dat je werknemer materiaal koopt om te gebruiken in het atelier. Je betaalt hem of haar de onkosten terug op basis van het kassaticket.
In dat geval moet je de terugbetaalde onkosten wel vermelden op de fiscale fiche 281.10 (bewijsstukken). Het is immers de werknemer die de aankoop deed, aangezien het verantwoordingsstuk (kassaticket) niet op naam van de firma staat.